信息化建设期刊 [浅谈高校人事档案管理的信息化建设]

　　 摘 要：随着科技的发展、网络的普及，档案管理工作也由最初的手工管理逐步演变为信息化管理，高校人事档案信息化建设不仅可以弥补传统纸质档案管理方式的不足，也提高了档案管理工作的有效性，使其更好地发挥档案信息的作用。
　　 关键词：高校；人事档案管理；信息化建设；必要性
　　
　　 随着时代的进步、科技的发展，信息化管理已成为当今世界发展的大趋势，对各行各业的发展起着举足轻重的影响。档案作为原生的信息资源，档案信息化建设已成为国家信息化建设的一个重要组成部分。随着高校教育改革的不断发展，高校的建设步伐迅速加快，干部人事档案数量急剧增长，大量的考核、考查、工作实绩、科研成果等材料源源不断地进入人事档案，高校人事档案管理面临管理方法、管理技术、管理理念的全面挑战。
　　 一、高校人事档案管理的现状
　　 目前，虽然大部分高校已配备了专门的人事档案管理系统，但受传统管理方式的影响，许多高校仍然使用单一的纸质档案管理方式，具体主要体现在使用传统的档案登记卡片。档案登记卡片局限于一些人员基本信息，如：参加工作的时间、学历的变更、职称的晋升等简单地查询工作，因此信息无法得到完整的反映。由于手工翻阅比较频繁，纸质卡片上面的内容变得模糊不清，工作人员为了避免在信息的读取上造成误导，需要重新调阅档案实体，有些早期材料纸质较差，翻阅次数多了，不仅容易破损，并且影响人事档案纸质材料的长久保存。另一方面，随着时间的推移，卡片夹变得松动，卡片容易丢失，不仅使个人档案信息外泄，也在档案管理的过程中带来很大的潜在风险性。
　　 二、高校人事档案信息化建设的必要性
　　 （一）高校人事档案信息化建设是高校档案工作发展的需要
　　 档案信息化是指运用现代化信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发、利用。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存储、检索、管理形式和载体的变化。一方面，与传统的人事档案管理相比，通过档案信息化建设，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理的内部进行数据共享，检索查询都变得非常方便，从而大大提高了高校档案工作质量和利用效率。另一方面，人事档案的信息可以更好地得到利用，以便更加快捷、更加准确地为决策机构提供依据。
　　 （二）高校人事档案信息化建设是适应高校人事代理制度下档案信息管理的需要
　　 随着国家人事制度的改革，高校用人制度也由“终身制”逐渐转变为“聘用制”，许多高校实行了“人事代理”制，由于高校人员的流动性也大大增加，人事档案材料大量增加，对人事信息的利用也在日益频繁，传统的档案管理模式已不能满足新形势的需要，因此，加快人事档案信息化建设迫在眉睫。
　　 （三）高校人事档案信息化建设是适应高校发展的需要
　　 档案的价值在于更好的利用信息为学院工作、领导决策、教职工发展提供人事服务。随着高校的建设步伐迅速加快，运用现代化管理手段，对人事档案信息进行加工、提炼和深层开发，有效地开发和利用人事档案信息资源，为学校领导决策提供依据，实现人才资源优化配置，是高校把握市场先机和提高竞争力的必要前提和保证。
　　 三、高校人事档案信息化建设应注意的问题
　　 （一）档案信息网络安全化
　　 随着高校档案信息化管理的发展，档案信息的安全问题是最为突出的问题。
　　 1.防止档案信息的损毁和遗失
　　 如：工作人员操作失误、设备故障、计算机病毒、黑客攻击等。因此，管理人员在管理过程中首先要提高自己的安全意识，努力提高自己的业务水平和计算机水平，避免因自己的安全意识不够而造成的信息丢失和泄密，从而带来巨大的损失。
　　 2.严格做好档案信息的保密工作
　　 档案信息中有的信息是公开的，有的则是保密的。保密信息分内部、秘密、机密和绝密等不同等级，这些信息在管理时应采取相应的保密措施。因此，一方面，档案管理部门要制订合理严格的档案信息化安全保密制度，并不断培养和强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能；另一方面，应采取成熟的档案管理系统和逻辑严密的流程化处理机制，引入科学实用的网络安全应对策略, 加强档案信息系统的防御性。
　　 3.积极做好档案信息的备份工作
　　 当档案信息由于计算机、黑客等原因丢失或不能使用时，备份的档案信息可以及时恢复档案信息系统的正常工作，减少工作人员的重复劳动，提高档案管理工作的有效性。
　　 （二）档案管理人才的培养
　　 1.加强专业业务能力的培养
　　 档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求：一方面，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，进一步提高自己的档案知识和业务能力；另一方面，要建立完善的档案人员培训制度，有计划地对在职人员进行继续教育和培训，更新其知识结构、提高其业务水平，以适应人事档案工作环境的新要求。另外，要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的思想政治觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力，建设高素质的人事档案管理人才队伍。
　　 2.加强档案管理人员的通才培养
　　 培养档案和计算机复合型人才是更好地推进高校信息化建设的必要条件，因此在加强管理人员专业知识培养的同时也要注重计算机能力的培养，要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，如：参加计算机应用知识培训、网络技术培训，掌握现代信息管理技术，方便档案信息化管理。
　　 3.做好人事档案管理信息系统的维护与更新
　　 第一，要加强软硬件维护和管理，加强计算机的安全措施，杜绝技术和设备问题，确保信息在录入、传输和处理等过程中保持真实、完整和安全。
　　 第二，利用计算机相应的加密功能，做好权限管理，根据使用权限对通用数据库的数据进行系统的分类与加密。
　　 参考文献：
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　　 （作者单位 江苏省南京铁道职业技术学院）