如何做好文书档案工作,文书档案管理工作总结,文书工作与档案管理,如何做好文书档案工作的几点思考与体会

黑龙江生态工程职业学院学报;2011年03期4梁军萍;; 如何做好文书档案管理工作 [J]... 2011年8罗训练;; 关于煤矿档案管理工作的几点思考 [A];煤炭企业档案管理优秀论...

如何做好文书档案工作的调研报告 档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规 律的重要依据，借助档案，我们能够更好地了解过去、把握 现在、预见未来。人们之所以需要档案，就是为了要获知过 去发生的事件、存在的事物对今天和未来起什么作用，有什 么样的意义。可以说，档案的凭证性决定了档案是最广大人 民群众根本利益的有效保证。因此，做好文书档案工作是档 案工作人员的历史责任。

一、什么是文书档案 档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是 文件的归宿。行政机关的文书档案主要由法规性文件和行政 性文件两部分转化而来。法规性文件是权力机关或领导机关 制定和颁发的、具有法律性和强制性的文件。按照我国宪法 规定，各级机关、团体、组织等为了贯彻执行法律和法令， 以及为达到一定的目的，都可以制定具体的规章制度，如章 程、条例、规则、办法、细则等。行政性文件是国家机关为 贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。根据国 务院办公厅 1987 年 2 月制定的《国家行政机关公文处理办 法》的规定，目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件 主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议 案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

二、档案工作人员的职责 在文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文 件材料收集关，确保文件材料的齐全完整；二是把好文件材 料整理关，确保文件材料归档规范；三是把好文件材料管理 关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性； 四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。

（一）做好档案材料的收集工作 我局文书档案收集中存在的问题：一般情况下，档案管 理人员都按照收文登记的文件进行收集、整理、归档，另外 有一些文件丢失或散落在其他科室人员手中未经登记也未 收集归档，有些科室的兼职档案人员收集的纸质文件不齐 全，有的只注重纸质文件的收集，而忽略了电子文件档案资 料的收集等等。这些都影响了档案的数量和质量，不利于档 案的保管利用。

文书档案收集工作的要求：

1、收集归档的文件材料应当齐全完整，符合长期保管 的质量要求。就一个机关而言，档案的齐全完整是指归档文 件材料能够全面、真实地反映本单位的面貌。具体说，归档 文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持 齐全完整。对于文书文件材料，特别是公文，每份文件的正 件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等要 完整成套。可以说，档案部门接收文件材料齐全完整的程度 决定了收集工作的质量，而这也正是我局开展收集工作的难 点。为此，单位领导必须将文件材料的形成、积累工作纳入 有关业务部门的职责范围，通过岗位责任制和其他制度的建 立，保证归档文件的齐全和完整。在收集过程中，档案人员 不仅要检查文件的完整情况，而且要严把文件的书写质量 关，杜绝不符合要求的文件进入档案室。

2、收集归档的文书档案应当准确，能反映我局的主要 职能。我局在日常工作中会形成和使用大量文件，其中具有 查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一部分。为了防 止出现“有文必档”的现象，文书部门和档案部门对收集到 的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结 合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使 反映我局重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都 能够接收到档案部门。

3、档案部门要加强对文书档案收集工作的调查与指导。

档案收集工作实际上要解决档案形成的分散性与管理的集 中性之间的矛盾。为使各部门形成的文件能够按要求移交到 档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌 握应归档文件在分散、流动、管理和使用等方面的信息。特 别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解我局基 本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动 及其形成的文件材料情况，准确划定收集的范围和收集重 点，确保归档文件齐全完整。在实际工作中，由于种种原因， 许多单位的档案人员忙于归档文件的整理和档案的日常提 供利用工作，很少有足够的时间详细了解各业务部门的具体 工作，这就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的 过程中，经常出现业务部门给什么，档案部门就收什么的现 象， 导致有用的文件收不进来， 收来的文件用处不大等问题。

长期如此，不仅直接影响档案利用工作的质量，而且损害了 档案部门的形象，危及档案工作的地位。因此，为了提高收 集工作的质量，档案部门应当加强与各业务部门的沟通和联 系。

（二）健全档案管理制度，规范管理文书档案 健全档案管理制度， 明确职责， 是实现档案管理现代化， 开辟档案信息资源，为社会提供全面、高级信息服务的先决 条件。

如：

我局档案室的收集工作主要是按制度接收各文书、 管理和业务部门的文件材料归档，这个制度就是归档制度。

归档是指在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后， 不得由承办单位或个人分散保存，必须由文书部门或业务部 门整理立卷，定期移交给档案室集中保存。在我国， “归档” 已成为党和国家明文规定的一项制度。文件立卷归档作为文 书部门的主要任务，它既是文书工作的终结，也是档案工作 的起点。长期的实践经验表明，如果不建立归档制度，或者 归档制度不健全，就没有完整的档案和健全的档案工作。因 为档案是由各种文件材料转化而来的，而文件材料转化为档 案一般又是通过“归档”来实现的。所以，建立和健全归档 制度是非常重要的，它不仅能够确保档案室档案来源的连续 性，为开展各项业务工作提供条件，而且也是为国家积累档 案财富的重要保证。

其次，要理顺管理工作程序。档案管理应按照科学的工 作流程操作，因此要先理顺档案部门与其他相关部门之间的 工作程序。以文书归档为例：各科室需将文件按要求整理后 统一交给办公室，办公室文书人员将各科室的归档文件与收 发文处理的文件一起统一编排件号后移交档案室。针对这一 工程流程，档案管理人员运用先进的档案管理系统设计、建 立相应的用户数据库，这样才能满足档案利用工作的需要。

（三）做好档案保管工作 档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。

这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目 的。档案保管工作的具体任务就是要做到不坏、不丢、不散、 不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利 因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时修复。不丢， 就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被 窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不 散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管 而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。

不乱， 就是要求档案保管工作有条不紊， 档案排架整齐规范， 有规可循，有目可查。

（四）加强保密意识，正确处理保密与利用的关系 保守机密是档案工作人员的神圣职责。由于在传统的保 密观念影响下，我局档案工作存在着重保轻用、利用不足的 现象。由此产生一些弊端：（1）部分档案得不到充分的利 用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不 值的废纸，造成了档案浪费。（2）领导不能及时全面地了 解情况，有效地利用档案。（ 3）档案工作人员的管理价值 也难以在利用档案的效果中体现出来。档案人员既要有扎实 的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识，要适应新 形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解 决新问题，在档案业务上有所创新，有所突破。《中华人民 共和国档案法》的颁布为档案工作的依法开展提供了法律依 据， 奠定了坚实的基础， 档案工作人员必须认真严格遵守 《档 案法》，做到严格执法，依法治档。

档案工作人员的特殊地位和身份，使其具备了知密早、 知密多、知密深的特点，他们对档案信息的保护负有比一般 工作人员更为重大的责任，档案保密工作的好与坏，档案工 作人员的素质是个关键。

多年的实践告诉我， 热爱档案事业， 把钻研业务当作一种责任，一种使命，也是做好档案工作的 前提条件。档案具有可传输性、可分享性等特点，如何有效 地收集、整理、利用、存储，是每一个档案人员的职责。档 案人员不仅要能按时完成档案管理中的各项任务，力争将所 有存档文件进行计算机录入，还要不断探索和运用更加合 理、规范的科学方法，使档案工作更加有序、有效，充分发 挥它的使用效益。

三、档案工作人员应具备的素质 随着社会的不断发展，文书档案工作也从单一化不断向 正规化、信息化、智能化方向发展，如果不坚持学习，就会 很快落伍，如果没有强烈的责任感和刻苦钻研的精神，没有 求知若渴的学习态度，就很难适应工作的需要。作为一名基 层档案工作人员要学会与时俱进，树立正确的工作态度，大 力发扬严谨细致、 求真务实的工作作风， 严格遵守操作规程， 任劳任怨地完成好各项工作。对个体档案人员的要求是具有 良好的政治、道德、知识、能力、心理、身体等素质。

（一）政治素质 政治素质是档案工作者诸素质中最根本的素质。我国档 案工作者政治素质最根本的要求就是要用马列主义、毛泽东 思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想武装头脑，牢固 树立科学的无产阶级世界观，具有坚定的共产主义信念，坚 持正确的政治方向，坚持四项基本原则，与党中央在政治上 保持高度一致，在繁杂的政治斗争中能保持清醒的头脑，保 持政治上的坚定性，全心全意为人民服务，有自觉遵守党纪 国法的观念，积极主动地贯彻执行党和国家的各项方针、政 策、法律、法规，具有高度的革命事业心和政治责任感。档 案工作者惟有如此，才能保证档案工作的可靠性、安全性， 才能承担起档案工作重于泰山的责任。

（二）道德素质 高尚的道德情操是档案工作者必备的基本素质和职业 规范，有利于塑造良好的档案工作者形象，有利于增强档案 工作的影响力。档案工作者的道德素质主要包括七个方面：

（1）忠于和热爱档案事业； （2）维护历史的真实面貌； （3） 维护档案的完整与安全；（ 4）具有全心全意为人民服务的 思想；（5）保持严谨细致的工作作风；（6）发扬开拓进取 的奋斗精神；（7）树立高度的法制意识和观念。

（三）能力素质 作为现代档案工作者应具备：统观全局的综合分析能 力、多思兼听的调研能力、权衡利弊的决断能力、统筹兼顾 的运筹能力、挖潜创新的开发能力、平等公道的沟通协调能 力、简明流畅的表述能力、敏锐深刻的洞察能力、审时度势 的应变能力以及熟练驾驭现代科技设备的能力等。

（四）知识素质 （1）具有广博的共性知识。懂得马列主义、毛泽东思 想、邓小平理论及“三个代表”重要思想的基本原理；了解 党和政府的方针政策；熟知法律基本常识和有关法规；具有 较高的科学文化基础知识；有较广泛的自然科学和社会科学 知识；有丰富的社会实践知识；至少应掌握一门外语。

（2）具有扎实的专业知识。档案工作人员要精通本专 业的理论与技术，并能熟练地运用到实际工作中，要善于在 实践中总结、研究档案专业的理论和技术，同时，还要掌握 与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识。

（3）了解和掌握系统的管理知识。随着社会的发展， 社会分工越来越细、信息量呈爆炸性增长，现代社会化大生 产的规模性、复杂性、多变性、竞争性，使档案管理工作单 凭个人经验和智慧已远远不够，必须实施科学的系统管理。

（五）身心素质 身心素质包括身体素质和心理素质。身体是知识和道德 的载体，是档案工作者履行责任和个人成长的物质基础，是 工作高效率的重要条件，只有具备健康的身体和健壮的体 魄，才能胜任繁重而艰巨的工作重担。一个人只有健壮的身 体而无健康的心理素质是不完备的。良好的心理素质，主要 表现在人的精神经常处于最佳状态，具有稳定的注意力、坚 毅的意志和可控的自我，对自己的工作和生活充满信心，工 作顺利有成效时不沾沾自喜、忘乎所以，遇到困难和挫折时 不垂头丧气、怨天尤人，在任何情况下都保持心理平衡，没 有心理障碍。作为一个人才，只有同时具备健康的身体和心 理素质，成就一番事业才有重要保证。

四、做好文书档案工作需要努力的方向 （一）爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文书 档案工作，在很大程度上取决于对文书档案工作人员工作的 满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要 争取领导重视。文书档案工作人员还要注重完善自我，热爱 本职工作，忠于职守，踏实肯干，发挥主观能动性，干出业 绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

（二）加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文 书档案工作不够重视，大多都是缺乏档案意识，认为文书和 档案工作不是主要部门，可有可无。这就需要文书档案人员 经常向领导宣传文书档案工作。首先，要勤向领导汇报文书 和档案工作情况，使领导受触动、受启发，其次，要努力做 好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发 的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认 识到文书档案工作的重要性。

（三）加大宣传教育力度，提高全员档案意识。一方面， 要加大对文书档案工作人员（各科室的兼职档案员）的宣传 教育力度，让他们进一步重视档案的收集工作，不断提高他 们的档案工作理论水平和操作技能，另一方面，还要加强全 员宣传教育， 让每个员工都共同参与， 形成共同重视的氛围。

以上有不妥之处，敬请领导和同事们批评指正！ 

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