总裁办公室手册前言,办公室工作手册,办公室规范管理手册,办公室手册

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第一章 服务设施 .................................................... 2 1.1 1.2 1.3 车辆服务.....................................................2 急救箱服务 ...................................................2 内部通讯录 ...................................................2 第二章 手续程序 .................................................... 3 2.1 文具申请 ......................................................3 2.2 钥匙申领及借用 ................................................3 2.3 信件邮寄 ......................................................3 2.4 会议室的使用 ..................................................4 2.5 报刊/杂志订阅 .................................................4 第三章 安保 ...................................................... 5 3.1 办公室安保 ..................................................... 5 3.2 保安报警系统 ..................................................5 3.3 携带公司物品出门 ..............................................6 第四章 纪律 ........................................................ 7 4.1 员工证的佩带 ..................................................7 4.2 行为举止 ......................................................7 4.3 电话的使用 ....................................................7 4.4 印刷品格式 ....................................................7 4.5 计算机系统 ....................................................8 4.6 办公室内用餐 ..................................................8 第五章 公德 ........................................................ 9 5.1 办公设备 ......................................................9 5.2 节约用电 ......................................................9 5.3 废纸篓 ........................................................9 第六章 办公室手册之修正或增删 .................................... 10 1 第一章 1.1 车辆服务 服务设施 公司设有公务用车，在正常情况下，使用车辆的员工应提前一天通知车辆 管理员，以便及早安排；如需临时用车，应尽早与车辆管理员协商；如有 特殊情况，来不及先通知车辆管理员，则应事后让其知道车行方向及使用 时间。 1.2 急救箱服务 公司设有急救药箱，各同事在办公期间如有需要可及时使用，急救箱置放于 行政部功能区，如有疑问可向行政部同事咨询。 1.3 内部通讯录 为方便各位同事查阅公司内部通讯录，行政部已将该文件存放于公司共享 平台上，并会及时更新，有关路径为：

I:\Share info\Admin info\通讯录 2 第二章 2.1 文具申请 手续程序 1．各部门文具由部门指定专人统一领用； 2． 文具用品的申请应于每月 15 日前 （节假日顺延） 由各部门文具管理员填写 “文 具申请表”交行政部统一采购，如每月 15 日前（节假日顺延）未交者，视为 本月无采购需要，但特殊需要文具用品的申请不受上述时间限制； 3．各部门于次月 5 日前（节假日顺延）凭“文具申请表”在行政部统一领用， 并由行政部控制文具用品领用状况； 4．新进人员到职时由行政部根据人事部通知发放日常文具用品一套； 5．文具用品一般由行政部向文具用品批发商采购，特殊文具用品行政部无法采 购的，可以经行政部同意授权各部门自行采购。 2.2 钥匙申领及借用 1．新入职员工到行政部办理相关手续后申领文件柜以及活动柜钥匙。

2．如某位员工本人不在办公地点，而其他同事因公需要开启其文件柜等取用相 关资料时，可在征得上级和当事人的同意后于行政部办理钥匙借用手续，并 由行政部人员监督使用。 2.3 信件邮寄 信件邮寄方法如下：

? ? ? ? ? 信封上详细注明收件人的姓名、地址、邮编等； 信件投寄如需“挂号”或“空邮”等，请在信封上清楚注明； 将信件交付前台，须按其类别做好相应登记； 用中文正楷签署姓名，以便行政部在需要时与寄件人联系； 限于邮局的作息时间，请于每日 17：00 前将需寄送的信件送至前台。 3 2.4 会议室的使用 1．如非召开临时紧急会议，通常情况下使用会议室，部门联系人请至少提前 1 天通知行政部，并作好如下内容的登记工作（ 《会议室预订记录》 ：

? ? ? ? ? 会议室的使用时间 部门联系人 事先应准备哪些事项（如茶水、咖啡、纸、铅笔等） 是否使用何种设备（如投影仪、电视机、视像会议设备、支架屏幕等） 是否有其它特殊要求等。 2．会议室相关设备如视频设备、电视机等，日常存放于 1 号会议室内，会议如 需使用以上设备，行政部将安排会议在 1 号会议室进行；如确有需要将设备 借出公司，部门联系人请至少提前 1 天告知行政部，并填写《会议室设备借 出、归还登记表》 ；设备归还时，行政部将对借出设备进行无损坏确认，双方 签字即可。

3．为避免会议受到干扰，会议进行时，请把“会议进行中”的牌子挂在会议室 门外。

4．会议结束后，部门联系人应通知前台，离开前请带走会议所用资料及文具等， 请勿弃置任何东西在会议室内。 2.5 报刊/杂志订阅 本公司所有报纸和杂志的订阅每年就订阅的品种和数量进行一次检讨。 ? 行政部将在每年的 9 月和 10 月接收各部门的订阅申请，所有的订阅申请 必须在各部门经理的签字审核后，上报总经理批核。 ? 如各部门在上述规定时间外有需要增加订阅的报刊或杂志要求，必须经 由总经理批核。 4 第三章 安保 3.1 办公室安保 为使员工在办公室内免受外来骚扰及基于安保理由， 凡非本公司员工均不得 擅自进入本公司办公范围，所有访客均须通过前台领取“探访证”后，由有 关部门负责人引领方可进入。如有访客参观本公司，必须在部门主管安排并 有员工的陪同下方可进行。 如各同事发现非本公司员工在本公司范围内走动，请即通知行政部，以便处 理。 非办公时间：

1. 每个正常办公日下午 5 时 30 分以后，通往财务部、市调推广部的 3 号门和卫 生间旁侧的 5 号门即被锁上。员工若须加班，请经由 6 号门进出。

2. 如须在非办公时间内接待访客，请预先通知前台，并预订会议室会客。

3. 公司员工如须在非办公时间内须返回办公室加班，请预先向部门主管申请， 以便行政部作好安排。 办公时间：

1．凡希尔顿商务 9 楼拥有公司大门开启密码的瑞安员工均应有保密意识，绝不 可将密码泄露与别人（包括公司同事） ，倘公司人员遗忘密码，只能向行政部 查询。

2．任何时间内，请勿领访客经由财务部进出。 3.2 保安报警系统 每日最后离开公司的同事必须设置布防系统并确认无误后， 方可关闭大门离 开，报警系统设于前台消防通道门右侧，使用方法及密码可向行政部咨询。 5 3.3 携带公司物品出门 据希尔顿商务楼物业管理处要求，携带大件及贵重物品出门需要由各业主 或租户出示相关人员签名的出门条。有关程序如下：

1．请到前台领取出门条，并将您要携带出门的物品名称、数量详细写在 出门条上； 2．请公司相关人员在该出门条上确认签字； 6 第四章 纪律 4.1 员工证的佩带 ? ? 凡在希尔顿商务中心 9 楼办公的瑞安员工在上班时间都必须佩带员工证； 凡三次以上被行政部记录忘记佩带员工证的同事，行政部将马上通知人 力资源部发警告信以示警戒。 4.2 行为举止 办公室是一个处理公司事务的地方，对公司的形象和业务极为重要。故此， 员工无论在办公或非办公时间内，当身处办公室时应保持庄重的态度。

1．切勿高声叫嚷； 2．切勿无故尖叫； 3．切勿追逐奔跑及玩耍。 上述行为均对他人造成影响，请各员工多加注意。 4.3 电话的使用 有礼貌和有效率的接听每一个来电，对公司的形象和业务极为重要，为使所 有的来电均可在第一时间内得到本公司职员礼貌的接待，请重视下列事项：

1． 如您附近的同事因事离开座位，请于第一时间为其接听来电。每位同事均有 责任接听其就近的电话； 2． 接听就近电话时，请按 40 并说出所属部门的名字，并作好留言登记，交与 同事尽快回复。 4.4 印刷品格式 办公应用之申请单及常用文档印刷品格式必须统一， 行政部已将其最新格式 放置在文件服务器 I 盘上（查找路径：I:\Share Info\Admin Info\申请单常用 7 文档） ，各位同事可直接打印使用或向行政部领用。 4.5 计算机系统 按公司之行政规章遵行。

（详见《计算机及相关设备使用规章》 ） 。 4.6 办公室内用餐 为保持办公环境的整洁及卫生， 员工不得在办公室区域进餐。

利用茶水间进餐时， 食物请以简单快捷为主，在任何情况下，请不要在工作座位上或会议室内进餐。 用餐后余下的饭盒残羹等，请自觉丢弃到茶水间垃圾筒内。 8 第五章 公德 5.1 办公设备 公司的办公设备是为方便您的工作， 应得到您的重视与爱护。

请勿随意破坏。

若被发现，则需照价赔偿与公司并会受到警告处分。 5.2 节约用电 1．每天下班后，每个部门最后离开的员工须自觉关好其部门的灯、空调等 设备。同时，也请将共用的电器用品如打印机、复印机、碎纸机等的电源 一并关上，节约能源，注意安全隐患。

2．个人使用的电器，如计算机、UPS 等则请各位员工下班离开之前务必检 查是否已关上。

3．电梯间设有四组照明设备。下班后须留置一组照明灯，关闭其余三组。 5.3 废纸篓 为保持办公室之整洁、卫生，并节约使用垃圾袋，请 1．不要将痰吐到办公室的废纸篓内； 2．若有湿物（如：茶叶等） ，请先用废纸包妥方可置于办公室的纸篓内； 3．绝对不可以将饭盒残羹之类扔在办公室的废纸篓内。 9 第六章 办公室手册之修正或增删 公司有权因业务动作或行政政策需要而修正或增删办公室手册内容， 更改之内容 亦视为办公室手册的一部分。 办公室手册由行政部负责解释。 （本手册为公司财物，所有员工需妥为保存，离职时需交还行政部。

） 10 

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作 者：文华主编ISBN: 9787516400272出版时间：2012-5-1版 次：1

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