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5、档案人员培训制度:主要内容包括档案人员的上岗培训及档案专业知识的更新培训的要求. 第十六条 本规范自印发之日起执行. 中山市中小学校档案分类编号及实体排架办法 ...

中小学校档案整理 方法及要求 2013年5月 一、制定学校档案分类编号方案 中小学校档案分类编号办法 ?范围 蓬江区所属初中、小学等学校,普通中等专业学校、职业 学校和幼儿园可参照执行 ?方案 中小学校档案分类方案 （供参考） 为了适应本校档案综合管理的需要，统一本校 档案实体分类，实现档案分类、排列、检索、编目 标准化和规范化，提高科学管理水平，充分发挥档 案的作用，更好地为学校教学工作服务，现根据 《广东省机关档案分类办法》和上级主管部门有关 档案业务管理的规定，结合本校的实际情况，特制 定本方案。 一、分类原则 1、以本校所形成的全部档案为对象，依据本校的 机关工作职能，结合其档案内容和档案的载体形态特 点，便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类 代号，以阿拉伯数字编分类号、目录和案卷序号。

3、本办法适用本校全部档案进行实体的分类、组 卷和排架管理。

二、类别设臵 根据档案集中统一管理的原则，本校在各项业务 工作活动中形成的全部档案作为一个全宗。全宗内的 档案按其性质、业务特点及载体分为七大类： 序号 1 2 大类项目名称 党政工团档案（文书档案） 基建档案 大类代字 A B 3 4 设备、仪器档案 会计档案 C D 5 6 7 声像档案 教学档案 荣誉实物档案 F G H ? 各大类按文件材料的性质可再分若干属类，用阿拉伯 数字作代号，从左至右依次为一级属类、二级属 类......。属类之间用“.”间隔，每一大类代字加数 字形成分类号。 三、分类编号方法 ? A、党政工团档案（文书档案） ? 文书档案不设属类，其分类、组卷应遵循“年 度——机构——问题”的原则，结合文件的保管期限 及其有机联系，灵活掌握。案卷按本级永久、本级长 期、上级长期、本级短期、上级短期排列。基结构模 式由大类代号+保管期限代号、目录序号和案卷顺序 号组成。保管期限代号：永久、长期、短期合编为０(从2007 年起文书档案保管期限分为永久、30年、10年)； 每年编一个 目录号。例如：1985年档案目录号为A0· 1，1986年目录号为 A0· 2，以此类推。例如： ? ? A 0 ．1 — 1 案卷顺序号（第1卷） 目录顺序号（第1本目录） 保管期限代号(永久、30年、10年） 大类代号（文书档案） ? ? ? ? ? ? B、基建档案 基建档案按工程项目设臵一级属类。各项目分别 进行分类组卷，每一基建项目组成若干个案卷； 文字材料与图纸材料一般分别组卷；档案材料少 的可把文字材料与图纸混合组卷，文字材料在前 图纸在后；文字材料案卷可订装或不订装，图纸 案卷不订装；不装订案卷要在每份文件的首页加 盖档号章。各项目案卷分别从“1”起编案卷顺序 号。档号的结构模式为：大类代号 + 属类代号 + 案卷顺序号。例如： ? ? ? ? B 1 — 1 案卷顺序号（第1卷） 属类代号（某一基建工程项目） 大类代号（基建档案） C、设备、仪器档案 ? 设备仪器档案按设备、仪器的种类、型号或台 （套）设臵属类进行整理。每一种类、型号或台 （套）的设备组成1卷或若干卷，分别编案卷顺 序号。其档号结构模式为：大类代号 + 属类代 号 + 案卷顺序号。例如： ? ? ? ? ? ? C 1 — 1 案卷顺序号（第1卷） 属类代号（某一台、套设备） 大类代号（设备、仪器档案） D、会计档案 ? 会计档案按不同种类设臵：1、报表，2、账 簿，3、凭证，4、其他四个一级属类。

? 报表：每年组成1卷，永久保存，多年编一个案 卷流水号，目录号按自然数列排列。账簿：按现 金账、银行存款账（25年保存）和总账、明细账 （15年保存）分开整理，各自多年编一个案卷流 水号，单数目录为25年，双数目录为15年。凭证：

为15年保存，多年编一个案卷流水号，目录号按 自然数列排列。其他类：主要是行政事业收款收 据、工资资金表及汇总表、银行对账单等材料， 按内容时间组卷，装订。多年的案卷编一流水号。

会计档案档号结构模式为：大类代号+ 属类代号 + 目录号 + 案卷顺序号。例如： ? ? ? D 3 ·1— 1 案卷号（第1卷） ? ? ? 目录号（第1号目录） 属类代号（凭证） 大类代号（会计档案） F、声像档案 ? 声像档案设 6 个一级属类，列表如下： ? 代号 F1 F2 F3 属类名称 照片 底片 录音 代号 F4 F5 F6 属类名称 录像 计算机软盘 光盘 ? 声像档案按属类分别整理归档。照片按内容和时间先 后进行组卷编号。反映同一内容（活动）的一组照片 要放在同一案卷内；每一案卷内的照片编一个照片流 水张号；成组的照片（两张以上）要加编总说明。底 片按形成时间先后装入专门的底片册内编流水张号。

录音、录像、计算机使用的光、磁盘以盒、盘组成保 管单位进行编号。声像档案按属类分别多年编一个案 卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数排列。

其档号结构模式为：大类代号+属类代号 + 目录号 + 案卷顺序号。例如： F 1 ．1 — 1 案卷顺序号（第1卷） 目录号（1号目录） 属类代号（照片） 大类代号（声像档案） ? ? ? ? ? G、教学档案 ? 教学档案设臵：1、教学管理，2、学籍管理，3、 题库，4、体育卫生，5、教师个人业务5个一级 属类。

? 1、教学管理：按教学年度整理立卷，多年编一 个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自 然数排列。2、学籍管理：包括学籍册、学生名 册、插班生登记表等，按教学年度、分班级分类 整理立卷，多年编一个案卷流水号，编制一本档 案目录，目录号按自然数排列。3、题库：按教 学年度、分科组分类整理立卷，多年编一个案卷 流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数排 列。4、体育卫生：按自然年度整理立卷，多年 编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号 按自然数排列。 ? ? 5、教师个人业务：教师个人业务档案按个人组 卷，每人一个案卷号，全部教师个人业务档案合 编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号 为“1”。教学档案档号结构模式为：大类代号+ 属类代号 + 目录号 + 案卷顺序号。例如：

G 1 ．1— 1 案卷顺序号（第1卷） 目录号（1号目录） 属类代号（教学管理） 大类代号（教学档案） ? ? ? ? ? ? ? ? H、荣誉（实物）档案 荣誉实物档案包括奖旗、奖状、奖杯、荣誉证书 等。以可折叠和不可折叠分一级属类，可折叠代 号为H1，不可折叠代号为H2。各属类按时间先后 顺序进行整理编号，每件为一卷，多年编一个案 卷流水号。其档号结构模式为：大类代字 + 属 类代号 + 目录号＋案卷顺序号。分类编号举例 如下：

H 1. 1 — 1 案卷顺序号（第1卷） 目录号（第1号目录） 属类代号（可折叠） 大类代号（荣誉实物档案） ? ? ? ? ? ? 二、各类档案归档与要求 ? ? ? ? 文书类档案归档工作规范 ? ? 一、归档范围的确定 (一 ) 1 归档的党、政文件材料必须对学校和 社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研 究价 2 归档的党、政文件材料必须反映学校 党政部门职能活动的全过程，保证完整、准 确 3 归档的党、政文件材料必须遵循其自 然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不 (二 ) ? 1 归档的主要内容包括党务、行政(教学、 基建、设备、外事、财会管理文件除外)、 工 ? ? 2 归档的重点以本校形成的不同载体、 形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性 的文件材料；其次是上级和其他单位的来文、 来电等。上级来文中，应以针对学校的指令 性 、指导性文件为主。 ? ? 1 ( 三) 上级机关普发性、不需办理的文件材 ? ? ? ? ? 2 3 4 5 无查考利用价值的事务性、临时性文 6 未经会议讨论，未经学校领导审阅、 签发的未生效文件，电报草稿，一般性文件的 历次修改稿、铅印文件的各次校对稿(学校主 要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿 除外) ? 7 从正式文件、电报上摘录的供工作参 阅的非证明材料； ? 8 无特殊保存价值的信封，一般性表态、 询问一般性问题，提出一般性建设性意见的 ? 9 学校内部互相抄送的文件材料，不应 履行公文的行文、介绍信等； ? 10 本校负责人兼任社会职务形成的与本 ? ? ? 11 为参考目的从各方面收集的文件材料； 12 非隶属机关抄送的不需要办理的文件 材料。(以上某些方面如果需要，也可以选择 作资料暂存。) ? 二、党、政文件材料的部门立卷和归 档流程 ? 文书档案(A) ? (一 ) ? 1 学校各部、处、室、支部、工会、团 委和直属部门均为立卷单位、分工归口立卷。 ? 2 各立卷单位根据本单位历年文件材料 形成规律，预计新的一年可能产生的新内容， 3 每一个立卷归档单位的专职文书处理 人员或兼职档案人员，应严格按文书处理制度 做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目及 ? ? (二)立卷 ? 1 立卷原则 ? 文书处理部门立卷应按问题、时间、重要 程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机 联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准 确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能 ? ? ? 2 (1)中共中央、国务院、教育部和省、市 (区、县)党委、人民政府下达的文、电材料， 综合性的，由校办公室立卷归档，专业性的或 具体业务性的，由各承办部门立卷归档。 ? (2)以党支部、学校名义的发文，由党支 部、校办分别立卷归档(一般应保存两份以 上) 。以部门名义的发文，由各部门立卷归档， (3)党支部和学校召开办公会所形成的材料， 由党支部或校办分别立卷归档，职能部门以党 支部和学校名义召开的全校性专门会议、干部 (4)校各部门向党支部、学校的请示报告 正文及相应的批复、批转的原件，由党支部或 校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复 的复制件，则由报文单位立卷归档。 ? ? ? ? (5)两个以上部门共同办理的文件，由主办 部门立卷归档，非主办部门只保存复制件。

(6)各临时机构、撤销机构形成的材料， 应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案 ? (7)重要的人民来信来访材料，由承办单 位立卷归档。

? 3 ? 按照归档时间要求由专(兼)职档案员按案 卷类目将文件收齐归档，并对文件进行调整检 查，依照如下程序进行： ? ? ? (1)检查案卷的文件成份。文件是否收集 齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档 的文件材料。

? (2)检查案卷文件的联系。依照案卷类目 纠正案卷之间相互混淆重复或拆散文件联系的 ? ? (3)检查案卷文件保存价值，查看各案卷 中文件保存价值是否有差异，各部份之间是否 (4)检查案卷文件数量。最多不超过100页。

对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷 。

问题单一、文件数量少者可组薄卷。 ? 4 ? (1) ? 先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文 件归入文件形成年度；跨年度的请示与批 复，归 人批复年度；跨年度规划、计划，可归入文件内容 针对的第一个年度；跨年度的总结 、报告，归入 文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件， 归入会议开幕的年度；跨 年度的案件材料，归入 结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学 年处理的文件归入专门年度。 ? ? ? ? ? ? ? ? (2) 将文件按其内容所反映的问题、事由分开。

(3)分期限(分价值) 将文件按照对学校和社会的价值，确定其 5 (1) 立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特 ? ? (2)立卷组合形式，一般按下述内容和顺 ? 会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数 量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷 ； ? ? ? 非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合， 人民采信材料，可按信件作者，信件的处 统计、报表、名册等文件，按照格式名称 组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷； ? ? 学校管理和业务活动形成的业务文件、调 ? ? ? ? ? ? ? ? ? 工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名 其他文件材料可按照特殊的形式组合。

6 卷内文件材料应按重要程度或时间顺 非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料 在后；其他文件材料按时间顺序排列。 ? 7 对在装订线以外有字迹的文件材料或 破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分 割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱 糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件 8 成卷装订的卷内文件编页号，按件装 ? ? ? 卷内文件无论单面或双面只要有书写文字， 未装订的案卷，卷内文件应逐件加盖档号 章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档 号章的位臵在每件文件首页的右上角；卷内文 件的件数、一般以每份文件单独计算为一件， 请示与批复、来文与复文、正本与定稿、正件 与附件，按一件计算。 ? ? ? ? ? ? 9 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的 责任者：形成该文件的单位或对该文件负 题名：即文件标题，一般应照实抄录。没 有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标 题 ，外加“［ ］” ? 日期：文件的形成时间，是指文件署名下 的时间，填写时可省略“年”、 “月”、 “日”字，在表示年、月、日数的右下角加 “ ?” ? 页号：卷内文件起止页的编号。 ? ? ? 10 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、 ? ? ? ? 案卷立好后发生或发现的问题由有关的档 检查人：由对案卷质量进行审核的责任者 11 对采用立薄卷方式的案卷，必须用软 ? 12 拟写案卷题名。要求结构完整，一般 应准确概括卷内文件主要责任者、内．容、名 称( 文种)，除会议文件外，不得用“××× 文件材料”；除一般函件外，不得用“××× 来往 文书”；非诉讼案件材料，不得用 “×××案件”。 ◆装盒 ? 档案部门对接收的案卷的卷脊档号栏书写 档号，也可以贴上注有档号的标签，标签 下 沿的位臵距案卷脊背底边40 ? ◆编目 ? ? ? ? ? 及时将录人数据存贮到计算机中，用计算机 ◆ 将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而 文书档案保管范围和保管期限表 备注：从2007年开始，按照国家档案局第 8号令颁布《机关文件材料归档范围和文书档 案保管期限规定》，档案保管期限划分为“永 久”、“定期”，定期中再实行标时制，分别 30年、10年。

? （2006年之前的文书档案保管期限为永久、长 期、短期） ? 序 号 归 档 范 围 （1）重要的 （2）一般的 保管期 限 永 久 30年 1 上级党组织的决议、决定、条例、 办法、规定及针对本校党、团、工 会工作的文件材料 2 3 本校党、团组织的年度工作计划、总结、统计报表 本校党、团组织的会议记录、纪要 （1）重要的 （2）其他的 永 久 永 久 永 久 10年 4 本校召开的教代会、团代会及有关 会议的文件材料 5 本校党、团组织关系介绍信存根 30年 10年 30年 6 7 本校工会、妇女、老干部工作等方面的文件材料 党组织关于理论学习的决定、通知、计划、总结 8 学生、党员、新团员的名单及有关文件 永 久 9 表彰和奖励先进党、团支部、优秀党、团员的文件材料 30年 10 党、团员名册 永久 11 学校党团组织成员名单 30年 12 学生会文件材料 10年 13 本校关于廉政建设、表彰、违纪等文件材料 （1）重要的 30年 永久 30年 10年 14 本校关于处理来信来访的文件材料 （2）一般的 15 团组织、学生会各种活动的情况总结 16 国旗下的讲话 10年 17 少先队组织的有关文件材料 10年 18 本校校长会议记录、行政办公会会议记录、纪要和全体教 职工大会会议记录 本校及各部门年度工作计划、总结、大事记、校务日志及 行政管理的规定、办法、通知 本校机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、 启用印章的通知 本校教职工录用、转正、定级、调资的报告、请示、通知 本校教职工退休、离休、伤亡、抚恤、劳保福利、困难补 助的报告、请示、通知 学校综合年报、老干部情况年报 永久 19 永久 20 永久 21 30年 22 30年 23 永久 24 职称评定的有关文件材料 30年 25 专业技术人员年度考核文件材料 30年 26 教职工花名册 永久 27 学校关于表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料 永久 28 学校的请示、报告和批复 永久 29 学校与有关单位及个人的合同、协议 30年 30 学校关于向学生收费的文件材料 30年 31 学校组织教职工政治学习的计划、总结、通知 30年 永久 32 校史、校友、校庆工作文件材料 33 学校发展规划 永久 34 学校周工作日程、值班表、作息时间表 10年 35 教职工考勤记录 10年 36 学校评估文件材料 永久 37 学校档案全宗介绍 永久 38 全校性的规章制度 永久 39 对教职工的处分或复查、撤销处分的文件材料 永久 40 教师工作量的规定及执行情况 30年 41 房屋调整、调配使用、转移等的规定、总结 30年 42 防震、防汛工作的文件材料 10年 43 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定 30年 44 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 30年 45 校园绿化、伙食工作的有关文件材料 10年 46 外事活动及学校与外国友人的信件 永久 47 社会治安综合整理文件材料 10年 48 宣传学校的有关材料 30年 教学类档案工作规范 一、教学档案归档范围的确定 ? (一 ) ? 1.归档的教学管理和教学实践活动过程中 形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长 远 ? 2.归档的教学文件材料，必须反映教学管 理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、 ? ? 3. 归档的教学文件材料，必须遵循其自 然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和 教 ? ? ? ? ? ? (二 ) 1.归档的主要内容包括综合管理、学科与 实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实 践 2.归档的重点是本校在教学工作，特别是 教学实践各个环节活动中形成的各种不同载体 的 (三 ) 1.上级有关教学的普发性(非专指中小学 校) 2.上级有关教学的未定稿的文件； ? ? 3. 4.无查考利用价值的事务性、临时性文件； ? ? 5.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考 6. 7. 以上不归档材料如认为必要，也可自行作 ? ? ? 二、教学文件材料的部门立卷与归档流 程 (一 ) 1.每年新学年开始后，由分管档案工作的 校级领导向各部门部署新学年工作时，同时布 臵积 2.教务部门会同档案部门向各部门发放各 种教学文件材料表格，学籍登记表(卡)，积累 用 卷宗(袋) 3.部门兼职档案员按文件材料分类表分别 积累教学文件材料，并定期进行整理。

4.档案室随时了解、督促、检查、指导专 (兼)职档案员做好文件材料的积累工作。 ? ? ? ? ? 5.归档的教学文件材料必须使用钢笔，字 迹工整，格式统一，签字手续完备。

? 6.教学档案管理文件一般归档一份，重要 的教学文件(论文、专著、优秀教材等)除原稿 外 ，各校根据实际情况，酌加副本。

? (二 ) ? 1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档 的原则，由部门或教学管理部门的专(兼)职档 案员 负责将积累的文件材料向档案部门归档。

2.根据教学文件材料的形成规律，保持其 有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原 则 上相同内容的文件材料组成一卷便于利用， ? 若干卷 ，每卷不超过100页。也可以根据文件 材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按 不同内 容分别组成薄卷。

? 3.在不影响卷内文件自然形成规律和有机 联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、 ? 4。卷内密不可分的文件材料按正件在前， 附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前， 请 ? 5.卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装 ? ? ? 6.凡是文件材料未注明标题的应加制封面， 7.各种材料大小均按软封面大小装订，图 件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外 面 8.文中密不可分的插图、照片应贴人文字 材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填 写 件号及档号附在文字材料之后共同组成保 管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写 与文 ? 9.透明图纸贴上标签，不用折叠，填写张 ? ? 10.按顺序编排页号，无论单面或双面只 要有书写文字，均应一面编写一个页号，不装 订的 以件为单位者，应在右上角加盖有单位 11. 应卷内目录中注明相应类目的档号。 ? ? 12.凡教师业务档案中规定的内容已分别 归人其他类档案的，应在卷内目录中注明相应 类目 ? 13.文件形成部门提出每个案卷的密级并 ? ? ? ? ? 14.填写案卷封面各栏目，标题要简短、 (三 ) 1.由归档人员填写卷内备考表，并由立卷 2.移交档案时交接双方必须当面检查验收， 检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是 否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定的， 接收人应拒绝接收，并限期改正补交 ? ? 3.移交时填写移交目录。移交目录一式两 4.教学综合管理文件次年6月底前归档， 其他各类材料完成一个周期(即一届学生从入 学到 毕业) ? 5.每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴 上注有档号的标签，标签下沿的位臵距离底边 40 ? 6.登录教学档案目录，按档号顺序，以案 ? ? ? ? 7.编制各种分类目录和专题目录，积累到 8.将编制的教学档案数据输入计算机数据 (四 ) 1. (五 ) ? 1.各部门随时将收集到的教学文件材料经 整理后向档案室补充归档，档案室负责教学档 案 的人员应及时将补充材料插入卷内相应的 ? ? 2.凡已归档的文件材料需要修改时，必须 经所在部门主管领导批准；未经批准，不得修 ? ? 教学档案归档内容 教学研究、德育教育、课堂教学、教师队伍建设、教 材和外事交流等活动中形成的文件材料 ） 去向跟踪调查表 、转学休学退学开除报批表、学生 名册、学生成绩册等） 1、教学管理档案（反映教学管理、教学实践、 ? ? ? ? 2、学籍管理档案（学籍卡片 、毕业生登记表 3、体育卫生档案 4、题库档案 5、教师个人档案（自我简介，个人成长 三年规划，主要荣誉，获奖或发表论文，公开 或研究课，精品教学案，教科研，教育教学案 例，所教得意学生成就或成果，教学成绩，政 治业务笔记等） 幼儿园卫生保健类档案工作规范 ? （一）归档范围 ? 幼儿园在幼儿卫生保健工作活动中形成的 具有一定保存和参考价值的文件材料。具体归 档范 ? （二）归档时间 ? 幼儿园综合档案室在每年新学年伊始，会 同负责卫生保健档案管理部门的兼职档案员， 向卫生保健档案形成的部门(医务(卫生)室、 保育员、厨房等)部署档案材料的积累、整理 归 档工作，并按归档要求组卷。卫生保健类 档案于次年9月底前移交幼儿园综合档案室， 并办 ? ? ? ? （三）归档要求 归档的卫生保健文件材料，必须遵循其自 然形成规律，保持文件之间的有机联系，符合 （四）编号 1.幼儿园卫生保健类档案的分类只设一级 2.卫生保健类档案档号=年度号+卫生保健 档案分类号+案卷号 ? ? ? ? ◆教学档案归档范围和保管期限表 ? （保管期限分为永久、长期、短期） 序 号 1 2 归 档 范 围 保管期限 上级关于教育教学改革和管理及专业设置、课程设置的规定、 办法等 本校年度教学计划、方案、大纲、总结、课程总表 长期 长期 3 4 本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案 本校制定的教学规章制度、办法、规定 长期 长期 5 本校各科试卷（空白）及答案、评分标准、试本分析、学科成 绩统计及成绩分析、市区统考成绩统计 本校教学实习实验大纲、计划、指导书、讲义、总结及有典型 意义的报告 长期 6 长期 7 8 本校学生开展社会调查、义务劳动、军训、野营、夏令营等活 动的通知、安排、总结 教研组工作计划、总结、活动记录 长期 长期 9 10 学校评选教学能手的有关材料 教学进度表 长期 长期 11 班主任和任课教师安排情况 长期 12 活动课（选修课）计划、安排、考核、总结 长期 13 本校教师进修、培训的计划、安排 长期 14 本校招生计划、总结、新生名册 长期 15 本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成 绩册、学籍卡 本校新生入学成绩统计表、中考、会考、高考成绩统计表、 分析表 永久 16 长期 17 学生座谈会情况 长期 18 本校毕业生质量跟踪调查、信息反馈的材料、学生意外伤害登记 长期 19 班级量化管理成绩统计 长期 20 学生思想品德登记评定、成绩统计 长期 21 教师家访、家长来访情况 长期 22 学生奖惩的有关材料 长期 23 学生国家体育锻炼标准达标率、优秀率、体育合格标准合格率 长期 24 指导学生课外活动（文艺、美术、科技）的计 划、措施、获奖情况及总结 （1）重要的 （2）一般的 长期 短期 25 本校各类活动的材料（学校运动会、冬季越野赛、艺术节等） 学校体育代表情况（队员名单、队员个人档案、训练计划总结、比 赛成绩） 短期 26 长期 27 初中毕业升学体育考试成绩统计 长期 28 疾病预防和治疗措施，健康教育情况、心理咨询 短期 29 学生参加各学科竞赛的情况 短期 注:中小学的科研项目不多,不再单独设立科研类,如果有就把科研课题形 成的材料归在教学类中.具体收集范围如下: 序 号 1 2 3 4 5 6 7 归 档 范 围 保管期限 长期 短期 永久 永久 长期 长期 短期 本校科研计划、实施方案、鉴定的文件材料 本校科室、教研组科研计划、总结 教职工科研项目的申请、立项和批复 本校教职工的论文、论著及其出版情况 本校教师在各种刊物上发表和在学术会议上交流的论文、论著及专 家评价材料 本校教师自编讲义、教材、典型教案 教职工科研计划、总结 8 9 本校教师、学生参加科研活动的成果材料 本校开展外事、校际学术交流活动的文字材料、 领导讲话等 （1）重要的 （2）一般的 永久 永久 短期 基本建设类档案工作规范 一、基建档案工作的基本原则 ? (一)凡在基本建设管理和基本建设工程项 目活动过程中直接形成的，有保存价值的文 字 、图表及声像载体材料等，均属基建类档 ? ? (二)基建档案必须实行集中统一管理的原 则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和 (三)基建档案工作要纳入基建规划、计划、 管理制度和基建人员职责范围，做到基建工 程建设过程中与建立档案工作同步进行；工程 竣工验收时，要与提交一套合格的竣工图的验 ? ? ? (四)把基建档案工作列入学校的发展计划， 在经费、库房、设备和人员配备等工作条件 上给予保证，每年从本单位基建经费总额中拨 二、基建档案归档范围的确定 ? (一 ) ? 1.归档的基建管理和项目建设中形成的文 件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考 ? 2.归档的基建文件材料必须反映基建管理 和项目建设的全过程，保证完整、准确、系 统 ? 3.归档的基建文件材料必须遵循其自然形 成规律，保证其有机联系，与实物完全一致并 ? (二 ) ? 1.归档主要内容包括综合管理、可行性研 究、设计基础材料、设计文件、工程管理文 件 、施工文件、竣工文件、生产技术准备、 试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八 个方 ? 2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的 不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内 ? ? ? (三 ) 1.上级机关有关基建的普发性(非专指学 校) ? ? ? 2. 3. 4.无查考价值的临时性、事务性文件。 ? 三、基建文件材料的部门立卷与归档流 程 (一 ) ? 1.学校基建部门要有一位负责人分管基建 档案工作，并配备相应专(兼)职档案人员，负 责 基建文件材料的形成、积累、归档工作。 ? ? 2.基建部门接到基建项目后，在布臵工作 计划的同时布臵形成积累基建文件材料的任务。

3.基建项目实行总承包给外单位的，由各 分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建 文 件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工 时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准 确、 ? ? 4.基建项目由几个单位分别承包的，各承 包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件 材 5.学 校档案部门要掌握大型基建项目的工程进度， 督促、指导专(兼)职档案员及工程技术 人员 6.基建部门应严格执行基建文件材料的审 签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量 关 ? 7.学校的基建部门要检查设计、施工单位 基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映 的 ? 8.使用基建文件材料过程中原则上不能更 改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行 审 ? 9.归档的基建文件材料格式要统一，字迹 工整，图象清晰。

? 10.归档的底图，格式须按国家制图标准 ? ? ? 11.归档的蓝图，规格必须符合国家标准， 12.工程承包合同或施工协议中要依据国 家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整 理、 审核、交接、验收做出规定，做好施工 记录，交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

13.凡是重要和经常使用的文件材料要有 14.学校基建部门要定期检查，绘制本校 的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。 ? ? ? ? (二 ) 1.基建项目结束(含最终完成、阶段完成) 后，基建部门分管基建档案材料工作的负责人， 组 织本项目形成的应归档的基建文件材料的 2.根据基建文件材料的形成规律，按保持 其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基 建文 件材料的内容、价值、数量和载体形式 进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或 若干卷 。管理性文件材料排在项目的首卷， ? 3.文字材料的排列：正件在前，附件在后； 印件在前，原槁在后；批复在前，请示在后。

图 纸按图的类别序号排列(即：地质图、初步 设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、 电 气图、气管图、更改图) ? 4.内金属物，对破损的材料进行修补。 ? ? 5.建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保 管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成4号 图纸 的规格，底图采用卷筒或平放两种方式 6.无论单面或双面只要有书写文字，均作 为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号 位臵 在非装订线的一侧的上角，蓝图、底图 可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元， 在每 件文件材料的右上角加盖有单位名称、 7. 8. 9.草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查 ? ? ? ? (三 ) ? 1.基建项目在验收前，档案部门对准备归 档的基建文件材料进行预验收，并出具证明， 否则 ? 2.学校档案部门应是工程验收小组成员， 会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工 作。

? 3.基建项目在验收后两个月内归档。档案 部门要认真进行审查、验收归档的档案资料， 并在 基建档案资料归档说明书上签署意见。 ? ? 4.学校基建部门应从基建总投资中扣留5 ％，作为基建档案保证金，待基建档案材料归 档验 5.填写基建档案资料移交目录，一式两份， 连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在 移 交目录上签字盖章，各执一份存查。

四、 基建档案的管理 ? (一 ) ? 1.根据基建档案的内容构成和形成特点， ? ? 2.基建类档案档号=基建档案分类号+案卷 号 3.综合管理用自然年度，项目用竣工年度。

? (二 ) ? 1.在每盒档案脊背上填写档号，也可以另 行贴上注有档号的标签。标签下沿的位臵距离 底边 40 ? ? 2.登录基建档案目录，按档号先后顺序， 以案卷为对象填写。

? (三)将编制的基建档案数据存贮到计算机 ? ? ? ? (四 ) 1. 2. (五 ) ? 1.基建文件材料归档后，在改建、维修中 所产生的基建文件材料，基建部门应随时整理， 向 ? 2.对已归档的基建文件材料需要更改时， 必须填写更改审查清单，经基建部门分管负责 人同 意。未经批准，严禁更改已归档的任何 ? ? 3.档案部门对补充归档的基建文件材料应 及时整理编目。归档材料不多的，可归人相关 案卷 内并填写卷内目录；归档材料较多的， 可单独组卷、编目。 基建档案（校舍类） 归 档 范 围 保管期限 本校校舍拆迁、新建、维修、征地等的申请、报告、批准文件， 校舍规划图、平面图，本校基建工程概、预、决算、经费划拨、 收支文件、表格，基建工程承建合同、协议书、勘测、设计、 施工、竣工、验收的图纸、资料，校园地下管网等 永久 A、确权档案内容 1、土地使用证书 2、房屋所有权证书 3、建设的请示、审批文件 4、征用土地的请示、审批文件及协议等 5、权属来源证明书 6、权属变更的文件资料 7、产权估值资料 8、其它文件 B、基建档案内容 1、可行性研究文件 2、规划、环保、消防、卫生等方面的文件 3、地质勘察文件 4、设计任务书、设计合同、初步设计、技术设计、施工图 设计、设计计算书等设计文件 5、施工任务书、工程承发包合同和协议书、招标投标文件、 开工通知书、开工报告、质监委托书、质监通知书等 6、工程技术要求、技术交底、图缴获会审记录等 7、设计变更、工程更改、材料代用的洽商审核文件 8、永久性水准点的坐标位臵、建筑物施工定位测量及其沉 陷、位移、变形观测记录 9、原材料、构件及设备的出厂证明、质量鉴定材 料、建筑材料试验报告 10、隐蔽工程验收记录 11、工程事故处理报告 12、设备和管线调试、调压、试运转记录 13、工程质量检查评定文件 14、竣工验收文件 15、竣工图 16、工程预、决算书 17、查勘鉴定文件 18、维修文件 19、其它文件 管理类档案目录 1.学校管理人员一览表 3.房屋、土地情况总表 5.房屋基本情况分幢登记表 7.房屋修缮分幢记录表 9.房屋使用分类统计表 11.校园总平面图 13.地下管线图 15.其他情况 2.学校建设历史简况 4.房屋基本情况明细表 6.房屋查勘鉴定分幢记录表 8.房屋、土地变更情况记录表 10.运动场地及其他建筑物总表 12.总体规划图 14.照片 另还有: 《学校管理人员一览表》 《学校建设历史简况》 《房屋土地情况总表》 《房屋基本情况明细表》 《房屋基本情况分幢登记表》 《房屋查勘鉴定分幢记录表》 《房屋修缮分幢记录表》 《房屋土地变更情况记录表》 《房屋使用分类登记表》 《运动场地及其他建筑物总表》 仪器设备类档案工作规范 ? ? ? 定 一、仪器设备档案归档范围的确 (一 ) 1.归档的设备管理工作和仪器设备申购、 验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文 件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参 2.归档的文件材料必须反映设备管理和仪 器设备项目从申购到改造的全过程，保证完 整 ? 3.归档的仪器设备文件材料必须遵循其自 然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一 ? ? 4.作为学校固定资产的各种国产、进口的 高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。 (二 ) ? 1.归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目 依据性材料、开箱验收、安装调试、运 行维修、随 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 2.归档的重点是仪器设备项目各个环节形成的不 同载体的文件材料，包括全套随机图样 3.本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的 仪器设备，均按仪器设备类档案要求处 (三 ) 1.上级普发(非专指学校) 2. 3. 4. 5. 6.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣 二、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程 (一) 1.学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇 总部门，必须有专(兼)职档案 员集中管理本校的设备文件材料。

学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责 设备 2.从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的 管理性文件和技术性文件，均 归口设备管理部门负责收集、积 3.设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开 箱、调试验收、使用记录等文 件材料的收集、积累并及时整理 4.重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加，以监督、 检查、指导设备文字材料和 技术文件的清点、验收工作，并在 验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设 备， 有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂 家补齐后，方可办理相应 手续。 5.学校档案部门随时了解、督促、检查、 指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累 工作 ? 6.学校各级设备使用单位的负责人，要认 真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作， 科 技人员和实验人员要爱护设备的技术文件， 对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完 整 的记录，确保设备文件的完整、系统、准 ? ? 7.设备文件材料，必须用钢笔书写，严禁 用园珠笔、水彩笔。要求字迹工整，图样清晰。

8.设备文件材料一般归档一份，重要和经 ? ? ? (二 ) 1.坚持由设备文件材料形成部门立卷的原 则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，设 备计划、采购供应部门的专(兼)职档案员应及 2.根据设备文件材料的形成规律以及设备 文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实 际情 况，在坚持文件之间有机联系和便于利 用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料 进行系 ? 3.将最能反映设备购臵概况的文件材料， 如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、 订 购合同、验收报告、索赔文件等整理组成 案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材 料按 设备的工作程序及重要程度，依次系统 ? ? ? 4.设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不 可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管， 并按 5.卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后 的要求排列。

? 6.拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破 损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文 件夹， ? ? 7.设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式， 图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件 用卷 8.全部设备文件无论单面或双面只要有书写符 号，每面均为一页；每卷页号均从1开始，页 号位 臵在非装订线一侧的上角，对不装订卷在每件文件 加盖上有单位名称、档号、件号的戳 记章并依次编 ? ? 9.认真填写卷内目录和备考表。归档的案卷 必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正 楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得 涂改。每个案卷组成以后，都应填写备考表 ， 写明本案卷图纸和文件材料的总页数，并对文件 材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况 加以 说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、 修改时，由档案管理人员随时在备考表 上注明。

10.拟定案卷封面各栏目，案卷标题要简明、 准确。对进口设备的外文案卷标题控制在100个 11.确定设备档案卷内文件的保管期限。对 最能反映设备购臵概况和设备技术性能的文件材 ? ? 料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资 文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定 为长期保管，设备随机的技术文件和使用维修、 改造等文件，由于其价值是作为设备的组成 部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期 限定为与设备共存。

? 12.设备档案的密级，除自制设备的科研 部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件 材料 ? ? ? (三 ) 1.设备管理部门的专(兼)职档案员，填写 移交目录。内容包括设备文件材料名称、份 数 、移交时间。移交目录一式两份，将移交 目录连同案卷送单位负责人审查，再向档案部 门归 档。归档时双方签字，各持一份备查。 2.设备档案的归档时间为设备验收完毕投 入使用后2个月，引进设备为索赔期满后2个 月 ? 三、设备档案的管理 ? (一 ) ? 仪器设备类档案档号=设备档案分类号十 ? (二 ) ? 1.每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴 上注有档号的标签，标签下沿的位臵距离底边 40 ? 2.编写设备档案目录。按档号先后顺序， ? ? ? ? 3.认真登记设备档案的分类目录和专题目 (三 ) 设备仪器类主要包括教学设备，办公设备。各种 国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的 全套随机技术文件及在接受、使用、维修和改进 工作中产生的文件材料 序 号 1 归 档 范 围 保管期限 本校大型非教学设备、供暖锅炉、配电系统等的材料 本校校办工厂设备的说明书、图纸、维修记录及产品设计、 生产图纸、工艺、配方、检验合格证、质量标准、经济效 益等材料 本校各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操 作规程、安装调试报告、修改记录、概预决算 永久 2 长期 3 短期 可参考企事业单位设备仪器文件材料归档案范围 参考： 设备仪器文件材料归档范围 （一）自制设备仪器 1 技术任务书、申请报告、批复。

2 技术调查报告。

3 设计研制计划、方案。

4 计算书、公式。

5 全套设计图样。

6 设备仪器组装、调试、试运行记录和检测报告。

7 技术攻关记录、成果。

8 安装使用说明书。

9 设备仪器安装竣工图样调试、试运行记录、安装总结、验收材 料。

10 操作规定、维护保养规定。

11 重大事故分析及处理报告。

12 大修计划、记录等。

13 报废鉴定书、申请报废鉴定报告、批复和处理结果材料 （二） 外购设备仪器 1 申请外购报告、批复。 2 调研、考察材料。

3 外购合同、协议与外商谈判、洽谈记录、纪要、备忘录、合 同协议和来往函件。

4 设备仪器开箱验收记录。

5 设备合格证、装箱单、说明书等随机图样及文字材料（原文 和译文）。

6 设备安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收报告 等。

7 运行记录及重大事故分析处理报告。

8 大修计划、记录及变更文件。

9 报废鉴定书、申请报废报告、批复和处理结果。

10 技术、质量上的异议和处理结果材料。 会计档案工作规范 一、会计档案归范围的确定 ? (一 ) ? 1.归档的财务工作管理和会计活动中形成 的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具 ? ? 2.归档的财会文件材料，必须反映财务管 理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系 3.归档的财会文件材料，必须遵循其自然 形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档 (二 ) 1.归档的主要内容包括综合管理、会计凭 证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面。 ? ? ? ? 2.归档的重点是会计活动中各个阶段形成 的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

(三 ) 1.上级有关财务的普发性(非专指学校)不 2. 3.重份文件及校内其他部门往来的文件； 4. 5.无查考利用价值一般性、临时性文件； 存) 6.与校外单位交换来的材料(可作资料保 ? ? ? ? ? ? ? ? 二、会计文件材料的部门立卷及归档流 程 (一 ) ? 1.学校财会部门领导，在制定财会计划时， 要向会计经办人员布臵形成积累财会材料的任 务，确定本部门的专(兼) ? 2.财会部门的专(兼)职档案员要督促会计 承办人员做好平时材料的收集、积累、注意材 ? ? 3.学校档案部门应了解会计业务，监督、 指导、检查财会部门的档案业务工作。 ? ? (二 ) 1.学校财会部门及校内在专业银行开户的 以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门 2.坚持财会文件材料形成部门立卷归档的 原则，各财会部门专兼)职档案员负责将积累 ? 3.遵循会计核算材料的形成规律和特点， 保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则， 将归档的会计核算材料收集齐全、完整， ? 根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量， ? ? ? 4.按照会计年度时间进行组卷，不同年度 5.财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整 理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚 度2cm ? 6.案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题 要简明，确切地反映卷内材料内容，包括责任 者、内容和文件类型、名称，用毛笔书写或打 ? 7.卷内目录表应用于永久、长期保管的案 卷，按规定格式填写，用钢笔、毛笔书写或打 8.编写页号，每卷页号均从1开始，位臵 9.对于未了结的债权、债务及涉外的原始 凭证，应单独立卷，由档案部门保管到结清债 ? ? ? 10.备考表记载案卷内材料的缺损、修复、 补充、移出、损毁等需要说明的情况。 ? 11.卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料 要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立 12.案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。

卷内材料以左、 ? 下方对齐，在左侧装订，若装订线处有重要批注者， ? ? ? ? (三 ) 1.当年产生的会计材料，财会部门应于次年第 2.财会部门移交财会档案时间：当年财会档案， 在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年，期满 后的次年6月底前由财会部门的专(兼)职档案员， 将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送领导 审核签字后，连同案卷集中向学校档案室办理移交 手续。 ? 3.财会部门移交档案时，交接双方必须当 面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内 材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符 合要求者，档案室有权拒绝接收，并要求限期 4.学校档案部门接收保管的财会档案，原 则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的， 应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以 ? ? 5.档案部门对违反财会档案管理制度的有 权进行检查纠正 ? ? ? ? ? 三、会计档案的管理 (一) 1.根据会计档案的内容构成和形成特点， 2.会计类档案档号=财会档案分类号+案卷 案卷号按接最下位类目流水编号。类目下 面依内容集中顺序排列。凭证、报表按年月序， 帐簿近按总帐、日记帐、分类帐、明细帐序。

(二 ) 1.学校档案部门以案卷为对象登录目录， 2.每个案卷脊背应贴上有财会档案档号的 标签，其位臵距离底边40毫米处 ? ? ? ? ? ? (三)保管 1.案卷入库时，应全面检查帐、物、卡是 2.库房保管条件和其他技术要求。

(四 ) ? 1.财会档案的鉴定、销毁程序和手续均按 财政部和国家档案局制发的规定及《会计档案 保管期限表》 ? 2.根据财会档案的历史价值、使用价值， 将保管期限分别定为永久、长期（25年）、短 期（15年）三种，对保管期限满的案卷应及时 ? 3.鉴定工作，在学校分管档案工作的负责 人领导下，由档案部门和财会部门抽人组成鉴 ? 4.对已无保存价值的财会档案经校领导批 准后，由学校档案部门和财会部门各派一人监 销，监销人在销毁前应认真清点，核对无误后， 5.鉴定工作结束后；写出鉴定工作总结， 内容包括：小组成员名单，工作概况，鉴定范 围做法及财会档案保管期限调整，销毁档案数 量。销毁清册一式三份，一份经主管领导审查 批准后归档，一份送上级主管部门备案，一份 6.档案部门在档案销毁后，应及时调整档 案柜架，并在相应的存放地点，检索工具中注 明。 ? ? 会计档案归档范围及保管期限表 序 号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 归 档 范 围 保管期限 永久 长期 永久 永久 永久 短期 长期 短期 15年 上级有关财务会计工作的文件材料 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等 财务档案移交清册 财务档案销毁清册 决算报表 预算会计报表 年度以上各种统计报表（含工资报表） 会计月、季报表 总账 10 11 12 13 预算内账簿（含明细账、分户或登记帐） 预算外账簿（含明细账、分户或登记帐） 15年 15年 25年 长期 现金日记账、银行存款帐 教职工工资单 14 15 16 17 预算内各种原始凭证、记账凭证 预算外各种原始凭证、记账凭证 学校基金各种原始凭证、记账凭证 银行存款余额调节表 15年 15年 15年 短期 18 银行对外账单 5年 声像载体档案工作规范 一、声像档案归档范围的确定 ? (一 ) ? 1.归档的学校各项活动中形成的，或校外 单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须 对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证 ? ? 2.归档的声像载体材料必须反映声像制作 ? 3.归档的声像载体材料必须遵循其自然形 成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像 ? (二 ) ? ? ? 1.归档的主要内容包括综合管理、制作工 作和声像载体材料三 2.归档的重点是本校各项活动中直接形成 的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

(三) 1.不能反映本校工作、活动的声像材料； 2.音响、画面严重失真、内容残缺无使用 3. ? ? ? ? ? 二、声像载体材料部门立卷和归档流程 ? (一) ? 1.视听(电教)宣传、报刊、部门和其他声 像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立 ? 2.声像项目负责人、编导和其他制作人员， 要按分工认真作好 ? 制作记录，整个工作结束后，按归档要求 向本部门专(兼) ? 3.部门专(兼)职档案员对收集上来的声像 材料，按规定程序进行系统整理后向档案部门 ? （二) 1. 根据声像文件材料形成规律和多种载体的 特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材 料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的， 应登录声像档案卷内目录，对同一内容，多载 体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载 体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内 容的声像材料具有独立的使用性。

? 2. ? (1)按介质分为纸质文件材料和声像载体 材料。 ? ? ? ? (2)纸质文件材料指综合管理工作文件材 料和制作项目的文件材料； ? (3)声像载体材料按类型分为照片、录音 制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、 ? ? ? ? ? ? ? (4)同一类型的声像载体材料又可按幅面 3. (1)综合管理材料，由视听(电教)部门立 (2)制作项目文件材料和声像制品，由制 (3)两个以上部门共同制作的，由主办部 (4)外单位制作的反映本校活动的声像载 体材料，由档案部门负责征集或委托征集。 ? ? 4. (1)检查归档的材料是否完整、准确、系 统、配套，音响、画面是否清楚，对局部划伤、 断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发潮的， (2)根据声像载体材料的形成规律，保持 其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、 价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理， (3)照片及底片要有文字说明(包括内容、 时间、地点、人物和制作者)，其他载体形式 要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、 长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单 ? ? (4)声像制作材料和声像制品的档号要与 文字材料的档号互相照应，互记参见号。

? (5)声像制品的装具，一般应使用原装具。

经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规 ? ? ? (三 ) 1.声像材料形成部门应在规定时间向档案 部门(含分室)办理移交手续，填写移交目录一 2.归档的声像载体的文件材料，必须符合 ? ? 3.综合管理材料归档时间为次年6月底以 前，声像载体材料在完成制作后2个月归档。 三、声像档案的管理 ? (一 ) ? 1.根据声像档案的内容、特点、不同类型 的载体，编制用于档号的二级类目(载体)代号 ? ? 2.声像档案档号=声像档案分类号+保管单 位号+张号(照片、底片) 模式如下：保管单 位依不同载体而定，主要是卷、册、盒、盘保 管单位号依载体代号流水编号。底片案卷号为 (二 ) 1.档案部门对接收的声像档案在装具脊背 上填写档号，也可另3行在底边20毫米处贴上 ? ? ? 2.登录声像档案目录，按不同载体档号先 后顺序，以保管单位为对象填写，并注明相应 3.为方便查阅档案，应编制各种分类目录 (三)将编制的声像档案和资料录入数据存 贮到计算机的数据库中，在本校的信息系统建 ? ? ? ? ? (四) 1.按照不同类型、不同规格声像载体分别 2.照片库房保持温度15—25，湿度55—65 ％。其他声像档案库房，应做到恒温、恒湿、 清洁，温度宜18—24℃，相对湿度宜35—45％， 要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30 ? 3.每年定期检查库房的“八防” (防火、 防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防 盗)情况。定时记录库房温、湿度，保持库房 4.每两年对库存档案进行一次全面核对检 5.照片、底片要定期进行检查，有发黄、 发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处 6.录像带、录音带、影片等使用完毕后应 及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期 进行检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象， ? ? ? ? 7.声像档案的保管期限与相应文字材料的 保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料， 8.母带(片)与复制带(片)保管方法一致。

母带(片) ? (五 ) ? 在销毁方式上，应注意按不同载体音像材 料的性能，采用不同的销毁方式，如洗掉、去 磁等。 ? 照片档案主要指学校在社会活动中直接形成的具 有保存价值的照片 1、本校历届领导人及全体教职工的照片 2、上级领导、社会著名人物来本校检查、视察、 指导工作的照片 3、本校召开的各种会议（包括工作会议、业务会 议、表彰会议、代表会议）的照片 4、本校各种工作成果的照片 5、本校宣传报道工作的照片 6、本校外事活动的照片 7、本校发生的各种重大事件、事故的照片 8、本校在职能活动中主办或承办的重大活动的照片 9、本校获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）、 礼品、纪念品、宣传品的照片 10、本校单位建设发展史的照片。反映本校特点的新 旧建筑物、构筑物和校园面貌的照片 11、本校组织或参加的其它重要活动的照片 12、毕业班集体照片 13、学校、教师、学生获各类先进称号和各种竞赛获 奖照片 声像档案主要指学校在社会活动中直接形成的具有保 存价值的录音带和录像带和教学中的幻灯片。 序 号 1 2 归 档 范 围 保管期限 永久 永久 反映本校教育、教学重要活动的录音带、录像带 本校重大活动（校庆、校友会、运动会、教代会、上级领导来 校视察、外事接待等）照片、录像带 3 本校参加校外各级体育比赛的照片、录像带 永久 实物类档案管理规范 一、学校在各项工作活动中，获得的具有保存 价值的各种证书、奖状、奖牌、奖旗、奖章(杯)、 牌匾及纪念品、字画等实物，均作为实物类档案进 二、为确保实物档案的完整与安全和便于开发 利用，必须进行集中统一管理。

三、学校在各类工作、活动中取得的各种实物 档案必须在活动结束后，由经办部门向学校综合档 (一 ) (二)实物类档案档号=实物档案分类号+ 实物档案归档范围和保管期限表 序 号 归 档 范 围 保管期限 1 本校获得、接收的各种奖杯、锦旗、奖 状、证书、牌匾及其它有纪念意义和凭证 作用的物品等 （1）省级以上的 永久 （2）市级以下的 长期 2 本校接收的国外友人、友好团体、校友等馈赠的纪念品、书画、 文字资料 永久 类目的设臵 1、教学、照片类档案按教学年度设臵二级类目，需要 设臵三级类目的按其保管期限设臵。

2、校舍类档案设臵确权、基建、管理三个二级类目， 按项目设臵三级类目。

3、设备仪器类档案一般按设备仪器使用性质或部门设 臵二级类目，按单台（套）设备仪器设臵三级类目。 4、会计类档案按其种类设臵二级类目，会计帐簿、凭证分 别按年度设臵三级类目，会计报告不设臵三级类目。 5、声像类档案一般按载体形式设臵二级类目，按年度设臵 三级类目。

录音带、录像带 6、实物类档案按其种类或年度设臵二级类目，一般不设臵 三级类目。

印章 奖状 奖杯 奖牌 锦旗 证书等 （二）类目号 1、一级类目号采用其类目中有代表性大写汉语拼音字母编 写 A：文书类 B:基建（校安）类 C：设备仪器类 F：声像类 D：会计 类 G :教学类 H：实物类 2、文书、教学、会计、声像、实物、校舍等类二级及二级以下 类目号采用阿拉伯数字编写； 3、设备仪器类档案，按使用性质设臵二级类目，有型号的， 一般应优先采用代号（型号）进行三级类目；无代号的，采用 阿拉伯数字编写。（设备简单，可直接以设备型号设臵二级类目） 4、年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。

5、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、 “长期”、“短期”三个不同的保管期限。 （三）件（案卷）号的编制 1、文书、教学、照片、声像、实物类档案分别按各 年度在各保管期限内编写起止件（案卷）号。 2、校舍、设备仪器类档案分别以最低一级类目依次 编写件（案卷）号。 3、会计类档案中的财务报告按“大流水”形式编写 件（案卷）号；其他二级类目分别按年度编写起止 件（案卷）号。 （四）间隔号 1、阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“? ”隔离。

2、分类号与件（案卷）号中间用间隔号“-”隔离。 三、档案实体排列 （一）档案实体一般可按文书类、校舍类、设备仪器类、 会计类、声像类、教学类、实物类等大类顺序排列。 （二）各大类内按下列顺序排列 1、文书、教学类档案分别在大类内按年度、保管期限、 问题顺序排列。即把同一大类的档案首先按年度分别排列， 在各年度内，按永久、长期（30年）、短期（10年）的顺序 排列，再将同一保管期限的档案按问题顺序排列。 2、校舍、设备仪器类档案，分别在大类内按属类、 项目（一项工程、一台设备仪器）顺序排列。

3、会计类档案按财务报告、会计帐簿、会计凭证等 二级类目分别排架；在二级类目中分别按年度顺序排列。

4、照片类档案按年度、(保管期限)、(问题)顺序排 列。

5、声像、实物类档案分别按载体种类、年度顺序排 列。 

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