文书立卷归档管理制度,文书档案归档整理方法,公证文书立卷归档办法,如何归档文书电子文件120428

天津市文书类电子文件数据存储结构要求 (试行) 天津市电子文件管理联席会议办公室 ... ................................................................................................1 .3 归档电子文件数据结构描述........

如何归档文书电子文件 王卫森 按照中央办公厅、国务院办公厅印发的《电子文件管理 暂行办法》 、国家标准《电子文件归档与管理规范》以及《陕 西省电子文件归档与管理规范》要求收集、归档电子文件， 对于保护纸质等实体档案，便利地为社会提供档案利用服 务，具有重要的意义，是各级各单位文秘和档案管理人员的 重要职责。那么，如何收集和归档电子文件呢？下面以文书 电子文件为例，谈谈我市电子文件的收集与归档的基本方 法。

一、文书电子文件归档的基本思路 按照电子档案与纸质档案“双套制”的基本要求，按件 将与纸质档案内容相同的电子文件收集归档，并使电子档案 与纸质档案建立对应关系。

二、文书电子文件收集积累的方法要求 （一）发文电子文件的收集。发文办理完毕以后，将发 文电子版（由 word 转化为 xml 格式） 、由公文传输系统生成 的发文板式电子文件（sep 格式）和发文审签单电子版等 3 份电子文件，存入一个名称为该发文文件编号的文件夹中。 1 使用 OA 系统的，发文审签单可直接保存为电子文件；未使 用 OA 系统的，应将纸质发文审签单扫描成电子文件保存。

（二）收文电子文件的收集。将本市公文传输系统收到 的电子文件（sep 格式） 、收文办理单等 2 份电子文件存入一 个名称为收文文件编号的文件夹中。收文和收文办理单为纸 质的，应扫描成电子文件保存。

（三）在计算机的空白分区（例如 E：\）上，建立“文 书电子文件” 文件夹， 在 “文书电子文件” 文件夹下建立 “年 度”文件夹，将前述文件编号文件夹存入“年度”文件夹下。

例如：E：\文书电子文件 \2010 年 \市档发?2010? 12 号\电子文件 1、电子文件 2、电子文件 3。

（四）将每一份电子文件记入《电子文件登记表》 。

三、文书电子文件归档的基本方法 （一）文书电子文件归档范围及保管期限与纸质文书文 件归档范围及保管期限一致。电子文件与纸质文件同时归档 或滞后归档。

（二）以纸质文书档案档号为名称建立档号文件夹，将 已收集积累的与纸质文书档案内容相同的电子文件存入与 该纸质档案档号相同的档号文件夹中。

档号文件夹的具体名称为：

“WS-全宗号-年度-保管期限 -机构（问题）-件号” 。其中，全宗号为 4 位代码，第一位 是表示全宗属性的英文大写字母（清朝为 Q，民国为 M，革 2 命历史为 G，建国后为 J） ，后三位为表示全宗顺序号的阿拉 伯数字。年度为 4 位阿拉伯数字，保管期限为 2 位阿拉伯数 字，永久、长期（30 年） 、短期（10 年）分别用 Y、C、D 表 示，件号为 3 位阿拉伯数字，位数不够时在数字前加 0，机 构（问题）用汉字表示。WS 表示文书档案，此项可以不标， 没有此项的，默认为文书档案。

例如：前述市档发? 2010? 12 号文件归档后的档号为 “ 5,2010 ， 永 久 ， 办 公 室 ， 9 ” ，则其档号文件夹名为：

“WS-J005-2010-Y-办公室-009” ，或者为“J005-2010-Y-办 公室-009” 。

（三）在计算机的空白分区（例如 E：\）上，建立“文 书电子档案” 文件夹， 在 “文书电子档案” 文件夹下建立 “年 度”文件夹，在“年度”文件夹下建立保管期限文件夹，将 第（二）款所述档号文件夹存入相应的保管期限文件夹下。

例 如 ：

E ：

\ 文 书 电 子 档 案 \2010 年 \ 永 久 \WS-J005-2010-Y-办公室-009\电子文件 1、电子文件 2、电 子文件 3。

四、文书电子档案的组盘刻盘 文书电子文件归档完毕后，应刻在光盘上脱机保存。光 盘应选择一次性可记录光盘，以保证刻录后的电子档案不能 被修改。刻录前，应在计算机（如上述 E 分区）上组织好数 据，然后一次性刻录到光盘上。组织数据的方法如下： 3 （一）建立以光盘编号为名称的文件夹，例如 E：\全宗 号-WS-光盘序号\。光盘编号中，WS 代表文书档案，光盘序 号为同一全宗内的统一编号，用 5 为阿拉伯数字表示。

（二）在光盘编号文件夹下， 建立 “说明” 、 “目录” 、 “电 子档案”和“其它”等 4 个文件夹。

（三）将前述第三条第（三）款所述“文书电子档案” 文件夹下的“年度”文件夹复制到“电子档案”文件夹下。

根据光盘容量，能存放几个年度的电子档案，就存放几个年 度的电子档案。

（四）以 EXCEL 表的方式著录机读目录。使用泰坦管理 软件的单位，在泰坦软件中著录后，导出机读目录（ EXCEL 表） 。将此目录表存入“目录”文件夹下。

（五）将书生版式文件（sep 格式）阅读软件和保存的 其他非通用格式电子档案的阅读软件及其说明文件存入“其 它”文件夹。

（六）用电脑操作系统中的“记事本”编写光盘说明文 件（文件名为：说明文件.TXT） ，存入“说明”文件夹中。

一张光盘只有一个说明文件，用于存放本张光盘有关信 息。

“说明文件.TXT”内容包括：光盘编号，光盘参数（如 光盘规格、容量等） ，光盘制作单位，光盘保管单位，光盘 一致性检查单位，阅读本光盘所需要的硬件、软件环境（计 算机配臵、软件操作系统及其版本、显示电子文件的软件 4 等） ，制作人等其它有助于说明本光盘的信息。

（七）刻盘。将光盘编号文件夹一次性刻录到光盘中。

刻录速度选择中速（8-12 倍速） ，以保证刻录质量。

（八）标识光盘及光盘盒。一是通过打印或者用软性 “光盘标签笔”将光盘编号、光盘套号（A、B、C） 、光盘规 格、制作（或复制）单位及制作（或复制）日期（8 位阿拉 伯数字）等分别标注在光盘背面的上、左、右、下方。禁止 在光盘上粘贴标签。

二是在光盘盒封面上填写光盘的载体信息，包括：光盘 编号、光盘套别、名称（立档单位全称） 、内容摘要、保存 年限（划定光盘的留存年限。分为 5 年、10 年、20 年） 、光 盘版号（指光盘复制次数。原版为 001,002 以上表示复制版 本） 。内容摘要是指对档案信息内容的简要揭示，标明电子 档案所对应的全宗、年度、件数及相关内容。

三是在光盘盒背面填写光盘的背景信息，包括：文件格 式、光盘类型、光盘容量、制作（或复制）部门、制作（或 复制）日期、备注。

四是在盘盒脊上填写光盘编号。

将光盘一盘一盒装，竖立存放。

（九）以盘为单位，填写《电子档案登记表》 。按件登 记电子档案信息，即一件电子档案只登记一条信息。将《电 子档案登记表》与该电子档案光盘一同归档保存。 5 五、文书电子档案的保管 （一）将电子档案光盘竖立存放于防磁柜中，远离强磁 场、强热源、并与有害气体隔离。存放地环境温度 17 至 20 摄氏度，相对湿度 35%至 45%。

（二）每年应对电子文件的读取、处理设备的更新情况 进行一次检查登记。

（三）光盘每满 4 年进行一次抽样机读检验，抽样率不 低于 10%，发现问题及时采取恢复措施。

（四）检验结果填入《电子档案管理登记表》 本文所涉及的各种表格见《西安市电子文件归档与电子 档案管理细则》 。 2012 年 5 月 2 日 6 

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