如何提高档案工作管理水平_如何提高高校电子档案管理水平

　　摘要：把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。 随着高校信息化管理水平的不断提高 ，电子文件和数字化信息大 量产生，牢固树立科学发展观，加快高校档案馆数字化、网络化和检索 自动化建设已成为当务之急。
　　关键词：高校；档案；信息化建设
　　
　　中图分类号：G647.文献标识码：B文章编号：1672-1578（2012）03-0009-01
　　
　　随着高校信息化建设的快速发展,以电子文件为主体的电子档案管理工作日益突显出来,已成为档案部门转变管理模式、谋求创新发展的增长点。目前,高校电子档案管理的建设仍处于起步阶段,涉及建设标准、管理法规、人才培养和装备、经费保障等各个方面,面临着许多困难和问题亟需研究解决。实现高校电子档案管理又快又好地发展,必须找到既符合高校信息化建设、又符合档案现代化管理的发展路子。着力研究和加强电子档案管理体系建设,对于解决建设发展中的各种困难和问题、协调推进电子档案管理的深入发展,具有重要的现实意义。
　　1.开展高校档案信息化建设的基本途径
　　1.1把档案信息化纳入高校信息化建设的总体目标。《全国档案信息化建设实施纲要》明确把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。高校在信息化建设开创初期，即应将档案信息化纳入信息化建设的总体目标，为档案管理配强专业设备、专业软件，开展档案人员的计算机操作培训，开发带有档案管理模块的办案信息系统。在信息化工作中，始终把档案信息化作为信息化建设的重要内容，专题回顾，认真展望，使加强档案信息化建设的认识深入人心。
　　1.2完善档案信息化基础设施建设规模。高校领导要始终高度重视档案管理工作，专门建设档案管理的专用库房。对整个档案库房设计引入先进的档案管理理念，管理系统采用自动化的密集架管理系统，库房的温度、湿度控制均可由楼宇管理信息集成系统（BMS）直接控制；并配备专用空调设备，保持档案保存要求的恒温、恒湿条件。使整个基础设施的不断加强，为档案信息化建设的进一步发展奠定坚实的基础。
　　2.高校电子文件在归档方面的现状与分析
　　虽然电子档案比传统档案有许多优势，但也存在着一些问题：
　　2.1原稿被忽视，随意遭删改 .在计算机上起草、制作文件很方便。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
　　2.2归档程序不明确，存贮载体不安全 .如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
　　2.3归档不鉴定，真伪不辨别 .电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。
　　3.提高高校电子档案管理水平的对策
　　把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高高校电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：
　　3.1树立科学发展理念，用观念创新助推档案管理观念创新是推进高校档案管理工作的前提， 重点要树立三种观 念。 一是“以人为本”的档案工作观念。 一切工作都应该围绕如何服务 和促进人的全面发展，特别是教师队伍教学水平的提高和学生整体素 质的提升。 二是全面发展的档案工作理念。 坚持高校档案建设与院系、 职能部门二级档案建设的全面发展，并通过宣传 ，使全体师生员工增强档案意识。 三是协调发展的档案工作观念 ，加快高校档案工作发展 步伐，促进档案 工 作 与 高 校 各 项 工 作 全 面 协 调 发 展 ，更 好 地 为 学 校 的 发展服务。
　　3.2发挥网络技术优势，加快高校档案数字化进程。 随着高校信息化管理水平的不断提高 ，电子文件和数字化信息大 量产生，牢固树立科学发展观，加快高校档案馆数字化、网络化和检索 自动化建设已成为当务之急。 据调查，迄今为止，全国各大高校除了一 些知名学府率先实现了部分档案全文信息管理以外 ，大多高校馆藏档 案的数字化还 只 停 留 在 案 卷 级 、文 件 级 目 录 上 ，有 的 甚 至 还 是 一 片 空 白，可见档案数字化建设任务之艰巨。 目前切实做到在线同步接收、同 步归档，保证电子文件和数字化信息归档的齐全 、完整、准确和安全保 管。 同时，要对馆藏传统载体档案进行数字化处理，逐步实现数据库管 理和在线利用。
　　3.3加强电子文件软、硬件设施管理。要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
　　3.4重视和加快电子文件管理人员的培养。电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。一是要重视吸纳专业型的人才充实到管理队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。